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交通費精算システムの基本機能

交通費精算システムとは

交通費精算システムは社員の交通費申請にかかる手続きをサポートするシステムです。以前は導入に大きな費用がかかっていましたが、クラウド型システムが普及したことで大企業だけでなく中小企業による導入も増えています。

交通費精算システムによって通常発生する「手書きの申請」「第3者による確認」「データへの打ち直し」といった手間を削減することができ、人為ミスの予防にも効果的です。システムは主に3つのタイプに分類可能ですが、複数のタイプが組み合わさったようなシステムも存在しています。

グループウェアやワークフロータイプ

交通費精算システムがグループウェアやワークフローに盛り込まれています。グループウェアとは、メール・スケジュール帳・ファイル共有・掲示板機能など複数人で行う仕事をサポートするツールのことです。

例:rakumoケイヒ, 楽楽精算, ジョブカン経費精算, コンカーエクスペンス, ハイ!経費, ステイプル,

経路探索が母体となるタイプ

交通費精算システムが経路選択サービスに付随しています。様々な経路で交通費の申請が可能で、条件に沿った経路の選択や歩行者ルートなどを設定できるシステムもあります。

例:駅すぱあと旅費交通費精算web, Business Navitime 交通費パッケージ, らくらく旅費経費.net

既存ERPへの追加モジュール

すでに利用しているERPへ新たに交通費精算システム機能を追加するタイプです。使い慣れたシステムをそのまま使い続けることが可能です。また、拡張性が高く、商品によってはその他のシステムと連動させることが可能です。

例:Kincone, ネクストICカード, 経費精算freee,WiMS/SaaS, Dr.経費精算, eKeihi, 経費BankⅡ,

主な機能

システムによって付随する機能はそれぞれ異なります。幅広い機能を備えて様々な用途に備えたシステムもあれば、コストを抑えるためにあえて最低限の機能のみ備わったシステムもあります。主な基本機能を導入目的と共に確認しておきましょう。

ICカード連携

交通系ICカードとシステムの連携機能です。ICカードをかざすだけで情報を読み取り、交通費データ入力の手間が省けます。経路の検索も自動で行ってくれます。シンプルな機能のみ搭載しているシステムの場合、ICカードと連携している場合が多いです。

会計ソフト連携

経費や交通費の精算と会計入力が連動する仕組みです。会計担当者による作業量を削減することが可能となります。

申請承認

承認担当者とデータベースの連携しており、申請承認を簡略化することが可能です。

銀行振込

交通費精算システムによって自動で銀行振り込み・後日精算が可能となります。急な出張などにも対応することができます。

経路探索

交通費精算システムの多くに付随する基本機能です。経路探索システムがメインとなっているシステムや、外部の経路探索サイトと連動しているものもあります。

モバイル対応

経費精算手続きをスマートフォンなどで行うことができ、主に社外で行動する職種にとって便利な機能です。また、申請の確認・承認も外部から行うことが可能です。

その他の機能

システムによっては海外出張が多い会社向けに外貨での生産に対応していたり、複数の外国語表記に翻訳対応している商品もあります。また、手入力の手間を省くためにレシート内容の自動読み取りや、画像を送信すると代理で入力してくれるサービスも存在します。

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