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システム導入で失敗しないために

交通費精算システムの導入で失敗しないためには、起こりがちな注意点を確認し、経費精算をきちんとルール化する必要があります。まずは、交通費精算システムの注意点から見ていきましょう。

交通費精算システム導入の注意点

交通費精算システムの導入を進めるうえで、良く問題になる事項を注意点としてまとめました。これらは、システム導入時に注意するようにしましょう。

  • 新しい交通費精算システム以外からの旅費申請は受け付けない
  • 導入教育は丁寧に何度も行う
  • 紙での申請もなくす

システムの切り替え時は、往々にして使いにくいと反発する人が一定数います。中には紙での申請を続けようとする人も…。しかし、一部例外を許してしまうと、かえって面倒な作業が増えて、費用対効果が得られなくなってしまいます。

そうならないためには、システム本格稼働前に根気よく社内教育をするしかありません。特に管理職クラスへの教育を手厚くすることで、システムを使わなくてはいけないんだということが伝わります。

交通費精算システムでの経費精算方法

交通費精算システム導入に限った話ではありませんが、経費精算方法を明文化しておくことも重要です。あいまいな部分を残したままにしていると、不正に経費を申請してくる人もいるかもしれません。そうならないように、経費精算をルール化しましょう。

経費精算のルール化は、社労士さんと相談しつつ、就業規則や旅費精算定義などを作っていくのがおすすめです。ルール化したら、社内教育も忘れないようにしましょう。

交通費精算システム導入の失敗例

交通費精算システム導入の失敗例をいくつか紹介します。同じような失敗をしないように注意して、交通費精算システムの導入を成功させましょう。

《失敗例1:パソコン操作の苦手な社員が旅費精算を使ってくれない》

部課長クラス以上の人たちは、営業畑以外でも出張が多く、旅費精算の回数が多い人たちです。部課長クラスががまったく交通費精算システムを使ってくれず、結局社内に浸透しないケースは少なくありません。

この場合は、最初も説明したように、部課長クラスが使えるようになるまで教育したのちに全社展開すると、成功により近づけたのではないでしょうか。社内へ力を持っている人たちに浸透させることが、システム導入を進める上でのポイントです。

あるいは、交通費精算システムを選ぶ時に操作性の良いものを核にしたシステムを選べれば、こういった問題も少なくなります。お試しでいろいろ使ってみて、良く利用する層の人たちに何度か試してもらいながら導入を決めていきましょう。

《失敗例2:不正な旅費申請が頻発》

経費精算のルール不徹底で、一番値段の安いルートを使わず、大回りルートで交通費精算を出すケースもあります。このケースは結構あるので、遠回りの旅費申請ははじくように設定できるシステムを選びましょう。システムでできる部分はシステムにやらせるようにすることが、費用対効果を高めるコツです。

  • 使える安いシステムはどれだ!交通費精算特化型システムを比較
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