交通費精算システム完全ガイドTOP » こんな会社&職種に最適な精算システムをご紹介します!

こんな会社&職種に最適な精算システムを紹介いたします!

このカテゴリでは、おすすめの経費&交通費精算システムの選び方を、業種別に指南しています。

進行する経費精算のIT化

交通費精算システムと言えば、かつては紙媒体やExcel処理が一般的とされてきました。しかし、近年では多くの企業がIT化を進め始めています。まずは、企業におけるIT化の動向について確認しておきましょう。

クラウド型システムの普及

これまで最新の清算システムといえば、自社開発するかもしくは高額の費用を払ってパッケージシステムを導入するのが一般的でした。そのため、中小企業はどうしてもIT化が遅れる傾向にありました。

しかし、クラウド型システムが登場したことで状況は大きく変わりました。クラウドサービスを利用する企業は2012年から上昇しており、2016年度には過去最高の46.9%の企業が全社または一部の部門で利用しています。特に、資本金10億円未満の企業の利用率およびクラウドサービスへの認知度が上昇傾向にあります。また、クラウドを利用している企業は労働生産性が1.3倍向上するという結果も出ています。

参考:(pdf)総務省 報道資料「平成 28 年通信利用動向調査の結果 」

交通系ICカードや連携するシステムの登場

現在では、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードの利用が一般的となっています。2013年には鉄道会社によって異なるICカードの相互利用が可能となり、利用不可能な地域も今後は減少していくことが予想されます。 また、その利便性に注目が集まり、それと連携するようなシステムにも注目が集まっています。たとえば、ICカードと連携して交通費の申請ができるシステムなどが登場しています。まだまだ大多数の企業は紙に書いて申請が一般的ですが、今後はそのような細かな部分も利便性を追求したシステムに変わっていくでしょう。

既存システムの問題点

なぜ企業のIT化が急速に進んでいるのでしょうか。既存のシステムを利用し続けることによるデメリットを踏まえて確認していきましょう。

人的ミスの発生

紙やExcelによる作業はどうしても人的ミスを防ぐことができません。一方で、クラウドサービスではシステムの連動による機械的な手続きが行われるため、人的ミスが生じにくくなります。実際に、総務省による2016年度の調査では、クラウドサービスを利用する企業の30.8%が安定・信頼性の高さをサービスの導入理由として挙げています。

参考:総務省 平成28年版 情報通信白書「クラウドサービスの利用動向」

運用・保守における負担が大きい

経理業務は、入力作業や確認業務などが社員の大きな負担となります。また、セキュリティや情報管理にも気を遣う必要があるため、企業の負担は思った以上に大きい物となっています。クラウドサービスを導入することで関連業務の負荷から解放され、コア業務により専念できると考えられています。

参考:(pdf)独立行政法人 情報処理推進機構セキュリティセンター「クラウドサービス安全利用のすすめ」

最新システムの導入効果

クラウドサービスを導入することで、業務効率の改善やコストの削減に期待することができます。たとえば、交通費精算の場合について考えていきましょう。

交通費精算の場合

交通費精算の場合、従来は申請者が利用した交通機関や金額を調べて手書きで提出し、他社が入力内容のチェックを行い、別の担当者がデータとして打ち直すという流れがあります。 しかし、クラウドサービスを導入するとICカードからデータを読み取ることで、少なくともこれら3つの業務をすべて省略することができるため、大きなコスト削減に繋がります。

業種別!おすすめの経費&交通費精算システム

ひとことで精算システムと言っても、交通費のみ、経費+交通費など、さまざまな種類があります。

その内容について詳しく比較検討せずに導入してしまうと、使わない機能がたくさんあって、無駄金を延々払うということにもなりかねません。本カテゴリには、以下のページを設けてみました。

システム導入で失敗しないために

ここ数十年の間に、急速に発展したのがこの業種。専門用語を駆使し、最先端の技術を取り扱っているのに、経費や交通費精算のシステムは旧態依然のまま…、というケースも数多いようです。このページでは、おすすめの精算システムの選び方や、導入事例を紹介していきます。

IT企業

交通費精算システムの導入で失敗しないためには、どのようなことに気をつけるといいのでしょうか。ここでは、導入時の注意点について解説しています。
起こりがちな注意点を確認しておくのはもちろん、経費精算をきちんとルール化することが大切です。また、交通費精算システム導入の失敗例も取り上げてみました。パソコン操作の苦手な社員にシステムを使ってもらう方法や、不正な旅費申請が発生しないためのコツなども紹介しているので、同じような失敗をしないためにも確認しておきましょう。

飲食・小売店

慢性的な人手不足が取り沙汰されているのが、この業界。ヘルプスタッフの数も含めると、月々の交通費精算の数が膨大で、処理が大変と考えている店長さんも多いのではないでしょうか?

不動産業

とかく外出が多いのが、この業界です。その交通費や経費をスムーズに清算するシステムを導入することは、業務の効率化に大きく貢献してくれるはず。業界に従事している方は、ぜひ本ページの内容に注目してください。

テレワーク

PCやインターネット環境さえあれば、いつでもどこでも仕事ができてしまうのが、テレワーカー。ただし企業雇用型の場合、勤怠管理を行わなければならないという縛りがあります。当事者にとっても企業にとっても煩雑なこの作業を、スムーズにするシステムの導入を検討する必要がありそうですね。

民間教育

少子化にもめげず、活況を呈している学習塾業界。経費はさほど必要ない業界と言われますが、校舎間を移動する交通費の精算が煩雑だと感じているスタッフも、多いのではないでしょうか?迷える学生の先導業務に力を尽くすためにも、精算業務の効率化は急務と言えそうです。

ぜひ各ページの内容に目を通してください。そして、スムーズな経費/交通費精算実現のためにお役立てくださいね!

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